Consejos para enviar felicitaciones de navidad a clientes de la clínica

Consejos para enviar felicitaciones de navidad a clientes de la clínica

Prácticamente está aquí la Navidad. Las asociaciones son muy dadas a felicitar las fiestas a asociados, colaboradores y conocidos. Y para ello aprovecha para incluir alguna promoción en sus servicios o alguna novedad de las prestaciones que ofrecen o la publicidad de alguna rifa o lotería. Y qué mejor que utilizar un medio cómodo, barato y de uso intensivo por todo el mundo: el correo electrónico.

Si estás en esta situación y deseas evitar problemas a tu asociación, debes tener mucho cuidado con la confidencialidad o con el tratamiento de los datos personales. Te propongo estas

SUGERENCIAS Y CONSEJOS PARA ENVIAR FELICITACIONES CON PUBLICIDAD

  1. Asegurate que los destinatarios:
    • han solicitado información de tu asociación, o
    • han autorizado previamente este tipo de envío, o 
    • son socios, formalmente dados de alta.
  2. Elabora para estos fines un registro de socios, colaboradores o potenciales clientes que te hayan solicitado expresamente información sobre las prestaciones de la asociación o su actividades («expresamente» significa que lo hayan hecho en cualquier soporte que deje constancia y pueda ser documentado). El registro puede realizarse con una hoja de cálculo en la que anotes los datos más significativos para realizar los envíos, por ejemplo: nombre, apellidos, edad, sexo y dirección de correo electrónico.
  3. Informa claramente que el envío que estás realizando se trata de una comunicación de la asociación. No intentes disimularlo.
  4. Identifica con toda nitidez la asociación que realiza el envío.
  5. Si se trata de alguna oferta promocional de alguna actividad o curso que lleve aparejado un coste, deben quedar claramente detalladas las condiciones de acceso. Por ejemplo: «sólo para asociados«, «para niños menores de…«, » para empresas«,…)
  6. En el caso de que añadas un enlace a una dirección web asegurate que se trata de una página de la asociación claramente identificable. No enlaces con páginas ajenas o cuyo contenido no controlas (por ejemplo, cuidado con las páginas matrices de otras organizaciones).
  7. Incluye al pie del correo electrónico un texto advirtiendo de la posibilidad de que el receptor se oponga al tratamiento de sus datos personales con fines promocionales. Sepáralo del texto principal pero debe quedar claramente visible. Acompaña a este apartado de una dirección de correo electrónico (que perfectamente puede ser la misma utilizada para realizar el envío) para que, en su caso, el receptor pueda comunicar su deseo de oposición. Cuidado, este punto es especialmente importante, ya que puede ser causa de sanciones por parte de la Agencia Española de Protección de Datos.
  8. En el caso de que el envío que realices sea multitudinario es importantísimo utilizar la modalidad de envío que permite ocultar las direcciones electrónicas de los destinatarios en un campo específico del encabezado del mensaje (el campo CCO: «Con Copia Oculta»), para que ninguno de los receptores del correo pueda visualizar las direcciones de correo del resto. Si el punto anterior requiere una especial precaución, éste deber ser más meticulosamente cuidado. Las sanciones económicas por un simple descuido pueden ser muy importantes.


 

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